ניוזלטר 35 - כיצד אתה מפסיד מיליונים מטעויות בניהול עובדים!

אחד הדברים הקשים ביותר לתפיסה למנהלים הוא המחיר האמיתי של טעויות באופן שבו העובדים מנוהלים.

אחרי הכל, למראית עין, כמעט תמיד נראה לבעלי עסקים כי הם מנהלים עסק יעיל מאוד, שבו העובדים עסוקים מאד והעסק נראה מתפקד. 

הם משלמים מסים, רואה החשבון אומר שהם מרוויחים כסף, חלקם חילקו גם דיבידנד נדיב.

למרות כל אלה, שאלת מיליון הדולר עבור בעלי עסקים אלו היא – מה לגבי מאות אלפי / מיליוני השקלים הנוספים שיכלו להישאר בקופה והתאיידו ממנה?

הזמן של כולנו קצוב, רווחים פוטנציאלים שלא הושגו אתמול אבודים. לכן אתה כבעל עסק לא יכול להרשות לעצמך שלא לטפל בחוסר יעילות בעסק.

אני מזמין את מי מכם שחושב שרווחיות העסק שלו הייתה צריכה להיות גדולה יותר, להצטרף אלי לניתוח מקרה (case study) של עסק מצליח, רווחי ומשגשג שבעליו החליטו לצאת לדרך מיצוי הפוטנציאל העסקי ושיפרו את הביצועים בצורה דרמטית.

ניתוח המקרה אמיתי לחלוטין, הוא מהעת האחרונה, וכמוהו יש רבים, השמות שמורים במערכת.

אנחנו מקווים שניוזלטר זה יהווה השראה עבורך לצאת לדרך דומה ולהשתמש בכלים אפקטיביים ומדויקים שיהפכו פוטנציאל בעסק לרווח אמיתי, בפועל.

החוק הארגוני הקריטי ביעילות:
חוסר יעילות לעולם אינו בולט לעין. אחרי הכל, כולם בעסק, עסוקים מאוד.

ממצאים אמפיריים (מבוססים על בדיקות בשטח) מעידים שרק עסק אחד מתוך עשרה פועלים ברמת יעילות בינונית, וכמעט לא קיימים עסקים יעילים מאוד.

יעילות ומהירות הולכים יד ביד.

הרווחים של החברה מחוברים בטבורם:

  1. למהירות השגת לקוחות
  2. למהירות מתן שירותים / מוצרים
  3. למהירות האדמיניסטרציה הנלווית


חוסר יעילות יבוא תמיד לידי ביטוי בדו"ח רווח והפסד. 
תוכל למצוא אותו בשורות הבאות:

  1. כמות מכירות בפועל, בש"ח.
  2. עלות העובדים מהמחזור באחוזים.
  3. % ההוצאות הקבועות בעסק.
  4. רווח תפעולי והשורות הנמוכות ממנו.
  5. % תשואה על ההון ועל הנכסים יהיה נמוך משמעותית מהאחוזים התקינים לקטגוריה העסקית בו העסק נמצא.

 

ניתוח מקרה (Case Study) - העסק של יוסי.

יוסי (שם בדוי) מנהל עסק יבוא, והוא היה מאוד, מאוד עסוק. יחד עם עשרה אנשים בפעילות, הוא היה מתרוצץ כנשוך נחש סביב ענייני ספקים, בנקאות, מכירות, ייבוא, אדמיניסטרציה וכן הלאה. והעבודה הקשה נושאת פרי – העסק רווחי, רואה החשבון מרוצה, קיים גידול שנתי, הבנק נכון לספק אשראים והמאזן בריא.

למרות זאת, מה שהביא את יוסי לעוצמה עסקית היה חוסר השקט שהיה לו בקשר לשאלת מיליון השקלים: האם אני ממצה את הפוטנציאל שלי? האם אני מרוויח בשנה את כל שאני יכול להרוויח?

אכן יוסי צדק. הוא הבין שאחד הטריקים הכי אפקטיביים בעולם מבחינת יצירת עושר הוא התופעה המיוחסת לאיינשטיין שאמר עליה "הכוח החזק ביותר בעולם" ושוורן באפט בנה עימה אימפריה של מאות מיליארדי דולרים. התופעה של ריבית דריבית.

יוסי הבין שמאתיים אלף ₪ רווח אחרי מס לפני עשר שנים היו צריכים להיות היום שווים לפחות  800,000 ₪, ובעוד עשרים שנה, לכשיצא לפנסיה, 12,800,000 ₪.

ומה עם השלוש מאות אלף ₪ שהיה אמור להרוויח לפני תשע שנים? וארבע מאות לפני שמונה שנים? עשו את החשבון.

אתם מבינים, יוסי הוא מנהל חד. הוא מבין את העוצמות של המספרים, והוא יודע שמדובר בעשרות ובמאות מיליוני שקלים במצטבר. הנחישות לקטוף ולממש אותם היה מה שהביא אותו לעוצמה עסקית יועצים, לפני כשנתיים.

לאחר סידרה של מבדקים אשר ניתחו את העסק על כל מרכיביו, זיהינו את האזורים העיקריים שבהם הצוות והפעילות לא היו יעילים מספיק.

על מנת לעשות זאת, השווינו את התפוקות העיקריות של האזורים למאגר הנתונים העצום שלנו ובפרט עסקים דומים שעברו תהליכים דומים ושינו את הפרמטרים העסקיים כתוצאה מהייעוץ.


והנה מה שמצאנו:


(בתמונה – יעילות העסק של יוסי בפרמטרים שונים. המשולש האדום מסמן את רמת היעילות ביחס לפוטנציאל המלא).


לאחר תהליך מקיף שכלל גם את הכשרתו של יוסי ביסודות החסרים שגרמו לחוסר היעילות, התחלנו תהליך הטמעה מאסיבי בכל אחד מהאזורים האלו:

מחלקת השיווק והמכירות

1. מיפינו את כל אמצעי השיווק והוצאות החברה על שיווק.

  • חיזקנו קמפיינים ושיטות שיווק מוצלחות.
  • קמפיינים שההחזר על ההשקעה בהם (ROI) היה נמוך (או לא קיים) שופרו או בוטלו.

2. זיהינו וטיפלנו בכשלים רבים בתהליך המכירה שגרמו לכך שאחוזי הסגירה עמדו על 50% בלבד (!).

3. טופלו בעיות שונות בתהליך סגירת העסקה, דבר שהפחית את כמות הבעיות שיוסי היה צריך להתמודד איתם לאחר מכן.


יעילות מחלקת הכספים

למרות שלמראית עין מערכת הפיננסים של יוסי תפקדה היטב, לאחר בחינה מדוקדקת של יועצי עוצמה עסקית איתרו נקודות כשל שהסבו ליוסי הפסדים מצטברים של מאות אלפי שקלים, שאליהן יוסי כלל לא היה מודע.

מפקח תוכניות הייעוץ של עוצמה עסקית הכין עבור העסק של יוסי לוח מחוונים שאפשר לו, לראשונה, לראות מה המצב הפיננסי האמיתי בעסק בכל רגע נתון.

לוח מחוונים זה מתריע בפני יוסי על נקודות כשל שונות שעתידות להתפתח לבעיה ומאפשר לו לטפל בהן  לפני שהן מביאות להפסדים כבדים.


מבנה ארגוני ותהליכי עבודה

תהליכי עבודה פנים ארגוניים נותחו ואזורי חוסר יעילות טופלו.

מעסק התלוי ב-'אנשים טובים' העברנו את הפעילות לעסק המבוסס על 'תהליכים מעולים' המתבצעים על ידי אנשים טובים. מה שאפשר ליוסי לצמצם את עלויות השכר בשיעור של אחוזים דו ספרתיים, בעזרת עובדים בעלות נמוכה יותר שכעת מבצעים את עבודתם של "כוכבים" יקרים.

המעבר לשיטת ניהול מבוססת תהליכים, אפשר ליוסי להפסיק להיות תלוי בעובד "כוכב" בעסק שריכז תחתיו חלק גדול מהפעילות ויוסי חשש שהוא יעזוב.

בד בבד, כמות ההתעסקות ביחס לתוצר ירדה ולפתע אותן שעות עבודה החלו להניב יותר תפוקות וביצועים דרך כל האזורים הארגוניים.

כתוצר לוואי נאמנות הלקוחות השתפרה פלאים, עת הלקוחות החלו לקבל שירותי מהירים יותר, מענה זמין ואיכותי יותר ואף דבר זה החל לדחוף כניסת לקוחות חדשים על בסיס פה לאוזן בלבד – אפיק השיווק הזול ביותר.

התוצאות לא איחרו להגיע: זינוק נחשוני ברווחיות הגולמית, שלמעלה מהכפיל את הרווח הגולמי על כל עסקה ועסקה והוריד את הצורך לרדוף אחרי מחזורים, להשקיע סכומי עתק בשיווק ובמכירות. התוצאה: זריקת מזומנים אדירה לחשבונות הבנק.

יחד עם התייעלות מלאה בכל הפרמטרים השונים, העסק השיג התייעלות בהוצאות לצד עליה ברווחיות, ובכך יצר את אפקט השיפור המצטבר.

העלייה הדרמטית ברווחיות אפשרה לנו להסדיר באופן שונה את מבנה מאזן החברה ואת התמהיל המימוני על מנת להשיג שקט נפשי גבוה יותר, יכולת שרידות גבוהה יותר לחברה ולמנף את רווחיות החברה ליצירת נכסים נוספים.

המשמעות: מעבר לפעילות המכפילה את שיעור ההון העצמי אחת לשנתיים וחצי בקירוב.


שורה תחתונה

על ידי שיפור יעילות החברה, הצלחנו להקטין את ההוצאות, להגדיל את ההכנסות ולשפר כמעט כל פרמטר עסקי בפעילות. כהערת אגב, יוסי עבר לעבודה במתכונת רגועה, יום העבודה שלו התקצר והוא עוסק, כמעט בלבד, בפתוח עסקי ובפעולת פיקוח – תפקידו האמיתי של היזם המנכ"ל.


סיכום

החדשות הטובות הן שכמעט כל עסק יכול. האפקט יכול להיות מדהים למדי והסיפוק מהטמעת כלים ופעולות אלו יכול להיות אדיר – הן ברמה הכספית והן ברמה האישית.

כדי לקבל כלים נוספים, טיפים ורעיונות מה תוכל לעשות בעסק שלך היום, הצטרף לסדנת ניהול עובדים - הזנקת התפוקות בעסק שלך!.

לחץ כאן לקבלת פרטים נוספים